Coaching / Slider / 30 novembre 2015

Gestione del tempo e degli obiettivi. Anche i creativi ci riescono

Anche le persone creative, quelle non metodiche, quelle che hanno giornate sempre diverse tra loro possono gestire il tempo e gli obiettivi in modo efficace. Sì, questo post è dedicato al time management, ma poiché non mi ritengo una virtuosa dell’argomento, proverò a spiegare che cosa ho capito sul tempo e come ho imparato ad essere soddisfatta a fine giornata.

Gestire il tempo (non farsi travolgere)

Da un anno, circa, mi sono imposta di esercitare il mio potere sul tempo e non farmi assoggettare da quello degli altri. Sembra una banalità, ma il più delle volte subiamo le scadenze invece di deciderle. Quando chiediamo a qualcuno quando deve essere pronto un lavoro, spesso accettiamo la deadline senza discuterla. Oppure quando fissiamo un appuntamento, pur guardando l’agenda, siamo spesso precipitosi e se troviamo un buco di un’ora  lo infiliamo lì e non consideriamo eventuali imprevisti. Un buon planning invece ne tiene sempre conto. Il tempo è a nostra disposizione e non viceversa. Prendersi qualche minuto in più, possibilmente da soli e in silenzio, per valutare quante attività possiamo fare senza andare in ansia non è una perdita di tempo, al contrario è un guadagno anche di salute e lucidità.

Pianificare il tempo

Scrivo questo post il giorno dopo aver fatto un mini workshop con Francesca Zampone (fondatrice di Accademia della Felicità) sul miglioramento della propria efficacia. Francesca ha appena pubblicato per Giunti Demetra Migliora la tua efficacia personale, un workbook (che consiglio) pieno zeppo di esercizi per raggiungere gli obiettivi. Due sono i punti fondamentali che mi porto di questa esperienza:

  1. Pensare alla settimana trascorsa (da lunedì a domenica). Si tratta di elencare i momenti che per motivi diversi puoi ritenere utili per la tua vita lavorativa e personale. Potresti scoprire come è successo a me, che hai giornate molto più efficaci di quello che credi. Individua poi le attività che ritieni ti abbiamo fatto “perdere tempo”. Sono una perfetta lezione per non restare incatenati ad attività inutili e migliorare la gestione del tempo.
  2. Pianificare il più possibile la settimana intera, e poi giorno dopo giorno. Fallo sempre in anticipo, la domenica per tutta la settimana, la sera prima per il giorno dopo. Più sei precisa con la pianificazione più cose riuscirai a fare. Scegli tu il supporto e il metodo più congeniale a te. Io, per esempio, scrivo a penna un elenco generale di tutto quello che devo fare senza una scadenza precisa per non dimenticarmi. Fisso su Google Calendar le attività della settimana. Non li spunto o li modifico, lo faccio soprattutto per segnarmi le attività per le quali ho bisogno di un alert (come gli appuntamenti, le telefonate o gli articoli che devono uscire quel giorno). Scrivo la to do list della giornata (la sera prima) sul quaderno e spunto.

8 consigli sul non procrastinare dal libro Non fare lo struzzo! di Brian Tracy

  1. «Non avrai mai abbastanza tempo per fare tutto». Perciò stabilisci una scala di priorità e dedica il massimo della tua energia a ciò che è più importante. Segui il metodo ABCDE: A elenca le cose di estrema importanza; B elenca le cose che se non vengono fatte per tempo possono avere qualche conseguenza; C elenca le attività che sarebbero da fare ma se non lo fai non succede nulla; E elenca le attività che puoi trascurare senza alcuna preoccupazione. Parti dall’elenco A e vai al successivo solo quando hai finito tutte le azioni dell’elenco.
  2. Tieni ordinato il tuo posto di lavoro. E se vai in ansia, prenditi qualche minuto per ripulire la scrivania. Non liberi solo lo spazio intorno a te, ma anche quello nella tua mente.
  3. Più pianifichi prima, meno tempo ci metterai a fare un lavoro, perché avrai già tutto definito a priori.
  4. Riposati. Dopo aver lavorato una giornata intera la stanchezza si fa sentire. Quindi a meno che non ci sia una scadenza urgente il giorno dopo e sei ancora lontano dalla fine, meglio farsi una bella dormita.
  5. Calcola il tuo livello di energia, mangi bene e a sufficienza per far girare bene la tua mente? Sappi anche che l’attività fisica migliora memoria e concentrazione.
  6. Affronta per primo il compito più difficile o che consideri più complesso per motivi diversi.
  7. Mantieni alta la tua motivazione. Solo tu puoi motivare te stesso in ogni momento. Lo fai mantenendo un pensiero positivo su quello che stai facendo. Quando devo scrivere un articolo che riguarda un argomento poco stimolante per me, per affrontarlo cerco un elemento piacevole. Per esempio penso frasi del tipo “prima finisco questo e prima mi dedico a ciò che mi piace”, oppure trovo una curiosità, qualcosa di nuovo da imparare, un elemento di divertimento o sorpresa.
  8. Fai un compito alla volta e concentrati su quello. Niente multitasking quando stai facendo un compito importante che richiede energia, lucidità, concentrazione. Niente social, che fanno perdere molto tempo anche e soprattutto se li usi per lavoro. Piuttosto stabilisci i momenti della giornata da dedicare solo a quelli. Niente rumori o distrazioni di altro tipo.

Infine…

Quando hai fretta rallenta

È il mio mantra del tempo. Quando rallento raccolgo di nuovo le idee e le energie per ripartire.


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